Das Thema Digitalisierung wird auch in Deutschland immer präsenter, allerdings hängen wir im internationalen Vergleich hinterher und verschwenden so Milliarden. Denn wer die Vorteile der Digitalisierung nicht nutzt, investiert nach wie vor Zeit und Geld in veraltete, komplexe und unflexible Prozesse. So trifft das Institut deutscher Wirtschaftsprüfer in ihrem Positionspapier folgende Aussage:
“Wer nicht strategisch digitalisiert, wird in Zukunft nicht mehr wettbewerbsfähig sein.”
Deutschland hat dieses Jahr den richtigen Entschluss gefasst und beschlossen, immerhin 3,8 Milliarden € in die Digitalisierung zu investieren. Allerdings erscheint es immer noch wenig – zum Vergleich: die Baustelle Berliner Flughafen bekommt dieses Jahr noch 420 Millionen €. Die 3,8 Milliarden bedeuten nicht gleich eine Verbesserung im eigenen Unternehmen. Hier müssen selbst Maßnahmen geplant werden.
Digitalisierung als Wirtschaftsprüfer
Wirtschaftsprüfer haben ein hohes Digitalisierungspotential. Sie können sofort und mit großem Erfolg in die Digitalisierung investieren, denn Ihre Tätigkeiten sind zum Großteil regulierte und wiederkehrende Prozesse, die hervorragend zur Digitalisierung geeignet sind.
Richtig umgesetzt spart man hier viel Zeit bei der Dokumentenverwaltung und -bearbeitung. Zusätzlich können optimierte, einheitliche und leicht nachvollziehbare Digitalisierungsworkflows geschaffen werden. Aber auch in der Kommunikation mit Kunden gibt es viele Vorteile. Man kann sich schnell und nachvollziehbar dokumentenbezogen austauschen und Feedback geben. Auch ist es digital einfacher Fristen nachzuvollziehen und in eigene Kalender zu importieren, so spart man am Ende viel Zeit und Aufwand.
Warum in die Cloud gehen?
Die Vorteile der Cloud liegen auf der Hand: Man braucht keinen eigenen Server und kaum IT-Expertise. Zudem muss keine Software installiert werden und neueste Aktualisierungen werden automatisch in der Cloud aufgespielt. Von jedem Ort aus und ohne Fachkenntnisse lassen sich Softwares wie Worklean bedienen.
In den Clouds gibt es standardmäßig moderne Ende-zu-Ende Verschlüsselungen, die eine verschlüsselte Übertragung zwischen Endgerät und Cloud-Server sicherstellen. Die Nutzung ist außerdem datenschutzkonform. In der Regel kann dies zusätzlich durch den Abschluss einer Auftragsdatenverarbeitung mit dem Anbieter der Software vertraglich abgesichert werden.
Hürden und wie man sie überwindet
Die Cloud-Technik ist vorhanden, die Sicherheit gewährleistet und die Kammer unterstützt die Softwares. Also los mit der Digitalisierung, könnte man meinen.
Ein paar Hürden gibt es dennoch, die man allerdings ohne größeren Aufwand überwinden kann:
A) Medienbrüche
B) Verschiedene Tools
C) Toolnutzung
D) Dauerhafte Nutzung digitaler Tools
A) Medienbrüche
Bei vielen Unternehmen sind Unterlagen nicht digitalisiert oder es existiert kein Konzept. Hier muss ein Digitalisierungsworkflow eingerichtet werden, damit die Dokumente schnell weitergeleitet und verschoben werden können.
Digitale Plattformen bieten Tools an, mit denen sich Dokumente schnell und qualitativ einscannen lassen. Man kann eine persönliche E-Mail-Adresse hinterlegen, an die die Dateien gesendet werden können. Dadurch lassen sich in kürzester Zeit die Dokumente digital strukturieren und verschieben.
Auch Worklean wird ein Feature online stellen, um Medien zu digitalisieren. Diese Scan App hilft dabei, Medienbrüchen entgegenzuwirken und die eingescannten Dateien direkt in den Ordnern zu strukturieren.
B) Verschiedene Tools
Bevor man sich für eine Software entscheidet, muss geklärt werden, welche Toolsim Vordergrund stehen. Für Wirtschaftsprüfer bedarf es hauptsächlich folgende Tools zur Prüfung und Transaktion:
1. Dokumentenmanagementsystem
2. Datenaustausch mit Mandanten
3. E-Mail
4. Videochat
Derzeit hosten Viele diese Tools über separate Server, was kosten- und zeitaufwendig ist. Worklean schafft einen Arbeitsraum, der relevante Tools für Wirtschaftsprüfer in einer Cloud- Lösung vereint. Dokumente können hochgeladen und verwaltet werden, und es bestehen zahlreiche Möglichkeiten zur internen und externen Kommunikation. Somit lassen sich die Dokumente übersichtlich und auf einen Blick nutzen und zeitgleich kann die Mandantenbetreuung gesteuert und durchgeführt werden.
Eine Software wie Worklean bündelt somit alle wichtigen Tools und schafft einen allgemeinen Mehrwert für den Nutzer. Dies spart nicht nur relevanten Ressourcen, sondern führt auch zu einer strukturierten Übersicht über alle Dokumente.
C) Toolnutzung
Die eingesetzten digitalen Tools werden häufig nicht von allen Beteiligten gleichermaßen genutzt, was ebenfalls zu Ressourcenverlusten führt.
Zur Kompensation dieser Wissensgefälle wird klare Kommunikation, die die Vorteile der Tools herausarbeitet zwischen den Beteiligten benötigt. Eine gemeinschaftliche Einarbeitung für neue Nutzer fördert zudem das Verständnis für die unbekannte Software. Worklean wirkt dem außerdem mit einem umfangreichen Support und leicht verständlichen Erklärvideos entgegen. Diese lassen keinen Raum für Unverständnis und Fragen offen. Schließlich wird das Repertoire an Tools und Möglichkeiten ideal und ganzheitlich ausgeschöpft.
D) Dauerhafte Nutzung digitaler Tools
Während Dokumentenmanagementsysteme auf dauerhafte Nutzung ausgerichtetsind, gilt das für Plattformen zum Datenaustausch nicht gleichermaßen. Diese differenzierte Nutzung hat auch zur Entwicklung unterschiedlicher Tools mit verschiedenen Preisstrukturen geführt. Während man für ein Dokumentenmanagementsystem i.d.R. Lizenzen kauft, die jährlich erneuert werden, fallen für die Nutzung eines Onlinedatenraumes hohe Gebühren für einen kurzen Zeitraum an. Nachdem der Datenraum dann mühevoll eingerichtet wurde, werden die Nutzer regelrecht von der Plattform wieder vertrieben, um die hohen Nutzungskosten auf Dauer zu vermeiden. Sobald die Plattform verlassen ist, stehen auch die Daten meist nicht mehr auf der Plattform zur Verfügung.
Ist das so richtig? Wir meinen, dass alle digitalen Tools auf eine gemeinschaftlichedauerhafte Nutzung zu angemessenen Kosten ausgerichtet sein sollten. Denn die gemeinschaftliche Verfügbarkeit schafft erhebliche Vorteile für Kosten und Zeitaufwand. So muss nicht regelmäßig ein neuer Datenraum eingerichtet werden.
Umsetzung im eigenen Unternehmen
Natürlich muss man nicht alles selbst aufsetzten oder programmieren. Die einfachste Variante ist eine vorhandene Software als Unterstützung zu Nutzen.
Hier kommt Worklean ins Spiel.
Worklean ist ein deutsches Start-Up, das cloudbasierte Digitalisierungslösungen für Wirtschaftsprüfer und andere Unternehmen anbietet. Neben der Erleichterungim Alltagsgeschäft legt Worklean viel Wert auf Sicherheit und umfassenden Support und hat es sich zur Aufgabe gemacht jeden dabei zu unterstützen, der sich digitalisieren möchte.
Erfahren Sie in einem unverbindlichen Gespräch mit uns, wie Sie mit wenig Aufwand, Dokumentenmanagement, Onlineplattform, Vorlagen, Videochat und Ihreigenes Branding auf ein neues Level heben. Außerdem beweisen wir Ihnen wie diese Vorteile zu preiswerten Konditionen unmittelbar in Ihrer Prüfungs- und Beratungstätigkeit einsetzen werden können.
Wir freuen uns auf Sie. Nutzen Sie die Vorteile digitaler und mobiler Arbeit zur richtigen Zeit!
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