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Dr. Oliver Waldburg, Geschäftsführer von Worklean und Rechtsanwalt.
Wir haben in den Teilen 1 und 2 gesehen, worauf es ankommt, sich selbst digital zu organisieren und wie ich mit dem Kunden interagiere.
Folgendes wurde für die Selbstorganisation festgehalten:
- Grundlegendes – Wie ist mein digitales Setup – eigener Server oder Cloud?
- Pflege – Welche Regeln und Standards etabliere ich für die Ablage und Pflege meiner Daten?
- Prozess – Wie lege ich meine Arbeitsabläufe digital an – wie schaffe ich Schnittstellen zur Pflege der Daten?
Der Kunde muss an die Vorteile der digitalen Plattform herangeführt werden. Übernimm das Onboarding des Kunde selbst:
- Erstelle einen Flyer mit den Vorteilen der Plattformlösung und schicke diesen dem Kunden (wir haben die Punkte in Teil 2 im Detail erörtert)
- Bereite einen Usecase vor und überlege dir, welche Funktionalitäten der Plattform der Kunde für diesen Usecase kennen muss. Vereinbare dann einen Onboardingtermin, in dem Du mit dem Kunden Usecase und Funktionalitäten durchsprichst.
In Teil 3 erörtern wir die neuen Möglichkeiten, die sich aus der Nutzung einer digitalen Plattform ergeben.
Wodurch unterscheidet sich eine Plattform in der Cloud von bisherigen Kommunikations- und Dokumentenmanagementsystemen?
Unmittelbare, flexible Verfügbarkeit
Wir haben bereits in Teil 2 darauf hingewiesen, dass eine Plattform für den Kunden viele Vorteile bietet. Die unmittelbare, flexible Verfügbarkeit kommt nicht nur dem Kunden zugute. Sie ist auch von Vorteil für dein Business. Du bist nicht ortsgebunden und kannst von überall den Austausch mit Kunden über die digitale Plattform führen: im Büro, unterwegs oder zu Hause.
Zeitverzögerungen durch Medienbrüche oder Kommunikationsschleusen, wie E-Mail oder temporär genutzte Plattformen, fallen weg. Das Mehrfachsortieren durch die verschiedene Beteiligten fällt weg. Du übernimmst die digitale Ordnung und steuerst die Nutzung durch Struktur, Kommunikation und Todo Management über dein Dashboard.
Multiple Kanäle, Markenbildung
Eine Plattform bietet dir nicht nur die Kommunikation im Rahmen von Transaktionen oder Prüfungen. Ist die Plattform richtig aufgestellt erlaubt sie dir auch den Vertrieb deiner Newsletter oder die Durchführung von Webinaren. Dabei kannst Du deine Plattform durch Einbindung in deine Webseite bewerben oder auch durch Onlinemarketing. Du kannst Formulare erstellen und Umfragen bei den Kunden oder auch potentiellen Interessengruppen durchführen.
Häufig kannst Du Dein Logo und deine Unternehmensfarben auf der Plattform einfügen lassen und so deinen Auftritt auf der Plattform einfließen lassen.
Etablierte Standards
Transaktionen oder Prüfungen lassen sich über etablierte Standards viel besser steuern. Auf der Plattform schauen alle Beteiligten auf die selbe Struktur, die Du gut durchdacht zuvor eingerichtet hast. Mit einer soliden Grundstruktur, guten Dokumentenstandards, einem klaren Workflow und einer zeitnahen sauberen Ablage hältst Du alle Beteiligten in Echtzeit im Bilde. Es gibt deutlich weniger Risiken, dass Beteiligte nicht verfolgen können, wo eine Transaktion steht, selbst wenn sie mal für Stunden oder Tage anderweitig eingebunden sind. Ebenso wird die Suche nach Informationen, die einen Großteil der Zeit frisst, deutlich abnehmen.
Aber auch intern hat eine fest etablierte Plattform Vorteile:
- Etablierte Standards ermöglichen, die Mitarbeiter flexibler einzusetzen. Wenn allgemein bekannt ist, wo was abgelegt ist und wo und wann man kommuniziert, kann ein Mitarbeiter einen anderen leicht ersetzen. Die Übergabe beschränkt sich dann i.d.R. auf wenige Hinweise.
- Ein einheitliches Knowhow-Management lässt sich auf einer Plattform viel einfacher einführen und sichert einheitliche Standards für alle Mitarbeiter.
Sobald der Kunde versteht, dass ihm die Dienstleistung transparent angeboten wird und er den Ablauf in Echtzeit verfolgen kann, wird er diesen Service sehr zu schätzen wissen. Kunden werden sich mit Kollegen und Bekannten positiv darüber austauschen und schon bald werden neue Kunden sich für die digitalen Plattformstandards interessieren. Diese Entwicklung kannst Du zusätzlich durch Veranstaltungen und andere Formen des Marketings unterstützen.
Skalierung
Über Prüfungs- und Transaktionsstandards hinaus, kannst Du Produkte zu etablieren, die ohne Deine Mitwirkung abgerufen werden können. Dieses Angebot richtet sich oft an Fachkollegen. Gerade eine Spezialexpertise, wie beispielsweise die Bewertung von Finanzanlagen oder die Risikobewertung von IT-Systemen und anderen prüfungsrelevanten Unternehmensbereichen kann oft gegen gutes Geld als Lizenz verkauft werden. Das gleiche gilt für Entwicklungen bei Verkehrssteuern.
Über eine Plattform kannst Du Produkte platzieren und diese gegen Lizenzen anbieten. Der Vorteil einer Plattform ist, dass Du nicht ein komplettes Shopsystem einrichten musst. Du hast vielmehr einen flexiblen Vertriebskanal und kannst selbst bestimmen, ob Du das in Eigenregie steuerst oder ob Du Kooperationen beim Vertrieb eingehen möchtest. Beginne mit der Erteilung von Zugängen an Geschäftspartner und gehe dann über zur Onlinebuchung etablierter Produkte und richte schließlich einen Shop ein. Es ist dir überlassen, inwieweit du das in Eigenregie machst oder einen Vertriebspartner suchst.
Systemintegration
Eine breite digitale Plattform ist auch geeignet, andere Services zu integrieren. Wie viel einfacher ist das Monitoring, wenn Du über das Dashboard der Plattform auf Deine interne Steuerungssoftware zugreifen kannst, wie beispielsweise Deine Software für die Personalverwaltung oder die Finanzverwaltung oder auch externes Knowhow, wie beispielsweise Anwendungen, die Du gebucht hast.
Anpassungen
Ein digitale Plattform wird nicht immer alle diese Lösungen anbieten. Gerade bei Integration von anderen Programmen oder dem Aufbau eines Lizenzservices sind häufig Anpassungen bei der Plattform erforderlich. Möglicherweise sind dafür Entwicklungskosten für die Software zu bezahlen. Um abzuschätzen, ob sich das lohnt, solltest Du u.a. folgende Überlegungen vornehmen:
- Was kostet die Entwicklung bei der Plattform und was würde es mich kosten, mein eigenes System aufzubauen?
- Welche Vorerfahrungen gibt es bei der Plattform für die von dir gewünschte Systemintegration?
- Kann die Plattform eventuell bereits vorgefertigte Bausteine anbieten?
- Sind die angebotenen Lösungen einfach und intuitiv?
- Wie wirken sich die Schnittstellen auf die Sicherheit der Plattform aus?
- Welche Vorteile erwarte ich mir von der Systemintegration? Wie hoch kann ich den Kostenvorteil durch Einsparung von Ressourcen oder Erhöhung meiner Geschwindigkeit einpreisen?
- Welche Wettbewerbsvorteile erwarte ich von der Systemintegration?
- Mit welchen Umsatzsteigerungen rechne ich?
Fazit
In diesem Beitrag haben wir überlegt, in welchen Bereichen deines Geschäfts eine digitale Plattform neue Impulse geben kann. Wir sehen vor allem Möglichkeiten, die Kommunikationsstandards und den Workflow zu verbessern. Eventuell besteht auch die Möglichkeit, skalierbare Produkte zu entwickeln und zu vertreiben. Gut funktionieren könnte das vor allem bei Spezial-Know How, dass punktuell immer wieder benötigt wird. Zudem sollte man über eine Integration verschiedener interner und externer Anwendungen nachdenken, um so die Steuerung zu verbessern. Möglicherweise führt dies zu Anpassungsbedarf auf der digitalen Plattform. Die Entwicklungskosten dafür können sich rechnen, wenn Du es gut planst.
Das war der dritte und letzte Teil zu unserer kleinen Reihe “Digitalisierung für Wirtschaftsprüfer”. Wir hoffen es hat dir gefallen. Über dein Feedback würden wir uns freuen.
Dr. Oliver Waldburg
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