Digitalisierung scheitert oft an den ganz einfachen Dingen. Die Schule ist dafür ein wunderbares Beispiel, selbst wenn – was leider nicht häufig der Fall ist – die Ausgangsbedingungen gut sind.
Stellen wir uns kurz folgendes – zugegeben etwas optimistische – Szenario vor:
Die Schule hat Mittel für die Anschaffung von digitalem Equipment.
Sie hat eine Cloudlösung gebucht.
Endgeräte sind ausreichend verfügbar.
Der WLAN Anschluss funktioniert.
Die Plattform ist wunderbar einfach intuitiv.
Die Lehrerschaft ist digital gebildet oder aufgeschlossen, digitale Lücken zu schließen.
Gutes Lehrmaterial für die Plattform ist vorhanden.
Angemessener IT-Support ist vorhanden.
Das klingt ziemlich optimistisch – aber das soll es schon mal geben.
Es fehlt nur noch das Onboarding auf die Plattform. Die Schüler, Schülereltern und die Lehrkräfte sollen in die Cloud! Personenbezogene Daten werden verarbeitet. Moment mal, greift da nicht der Datenschutz. Ja, richtig, der greift. Und das Problem ist zu meistern. Daran soll und darf es nicht scheitern.
Hier ist ein kleiner Leitfaden, wie es geht.
Auftragsdatenverarbeitung
Zunächst einmal darf sich die Schule bei dem Plattformbetreiber absichern, dass die Daten datenschutzkonform verarbeitet werden. Sie schließt mit dem Plattformbetreiber eine Auftragsdatenverarbeitung ab, in der er die datenschutzkonforme Verarbeitung der Daten zusagt.
Vorbereitung des Onboarding
Als nächstes verschickt die Schule eine eine E-Mail an die Lehrkräfte und die Schüler bzw. die Schülereltern, in der sie die Lehrkräfte und Eltern auf das Onboarding vorbereitet.
In der E-Mail sollten folgende Informationen enthalten sein:
– Hinweis auf die Plattform
- Name der Plattform
- Technische Details zum Registrierungsprozess
- Grob-Übersicht zur Plattform
- Hinweise zu Einführungsveranstaltungen
- Hinweise zum Support
– Hinweis auf die Erklärung, die unterzeichnet werden muss, bevor Zugang zu der Plattform erteilt werden.
- Nutzungsregelung zwischen Schule und Nutzer
- Aufklärung über die Verarbeitung personenbezogener Daten
- Erforderlichkeit der Einwilligung
– Anhang mit der erforderlichen Erklärung für Lehrkräfte bzw. Schüler bzw. Schülereltern
Einwilligungserklärung für Lehrkräfte
In der Einwilligungserklärung für Lehrkräfte sollten folgende Themen behandelt werden:
- Erteilung eines Nutzerkontos
- Zuteilung einer Nutzerrolle (Admin)
- Auflistung der gespeicherten personenbezogenen Daten
- Verpflichtung zur Achtung der Urheberrechte
- Verpflichtung zur Unterlassung verbotener Aktivitäten (Bspw. Kriminelle Handlungen oder Konsum pornographischer Videos)
- Nutzung privater Endgeräte
- Hinweise zu den Nutzerrechten nach Art. 13 DSGVO
- Unterschriftszeile für Einwilligung zur Datenverarbeitung und Zustimmung zur Nutzungsvereinbarung
Einwilligungserklärung für Schüler / Schülereltern
Die Einwilligungserklärung für Schüler bzw. Schülereltern ist ähnlich aufgebaut. Sie unterscheidet sich zumeist bei den Themen Nutzerrolle – Schüler bzw. Schülereltern sind i.d.R. einfache Nutzer, haben also keine Adminrolle. Eine gesonderte Regelung über die Nutzung privater Endgeräte ist nicht erforderlich.
Nachstehend haben wir folgende Musterdokumente für Euch zusammengestellt:
Diese Musterdokumente sind beispielhaft auf die Worklean-Plattform zugeschnitten. Das kann ohne großen Aufwand an andere Plattformen angepasst werden.
Wenn Ihr noch Fragen habt zu den Erklärungen oder wie man ein digitales Klassenzimmer einrichtet oder was man beim Abschluss einer Auftragsdatenverarbeitung mit dem Plattformbetreiber beachten muss, könnt Ihr mich gerne kontaktieren.
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