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Funktionalitäten hochgeladene Dateien
Wenn Du eine Datei auf einen Ordner hochgeladen hast, ergeben sich verschiedene weitere Möglichkeiten.
Nachfolgend werden die Möglichkeiten erläutert:
Nr. 1: Wenn Du auf das Feld mit dem Dateinamen mit dem Cursor fährst, erscheint ein Stift. Wenn Du daraufklickst, kannst Du den Namen der Datei ändern.
Nr. 2: Hier wird Dir angezeigt, wenn die Datei neu hochgeladen ist.
Nr. 3: Das ist die Vorschau. Du kannst hier die Datei anschauen, ohne sie herunterzuladen. Du kannst Anmerkungen neben der Datei aufschreiben (im Feld Notizen), To-dos formulieren, Fragen stellen oder chatten.
Nr. 4: Sofern die Datei von jemanden angeschaut werden soll, klickst Du auf die Köpfe und wählst die Person aus, die der Datei zustimmen soll. Es wird dann ein To-do angelegt, dass dieser Person ihre Zustimmung zu der Datei geben soll.
Nr. 5: Das ist das Symbol für Labels. Hier kann durch eine farbige Markierung hervorgehoben werden, ob die Datei erledigt, in Prüfung oder fehlerhaft ist. Die Farbe erscheint neben den Symbolen.
Nr. 6: Die drei Punkte stehen für verschiedene Funktionalitäten. Du kannst die Datei herunterladen, einen neuen Ordner für diese Datei anlegen, auf die dann die Datei verschoben wird (wenn Du beispielsweise zehn Dateien hast, kannst Du diese auf zehn (neue) Ordner verteilen). Du kannst die Datei auf einen anderen Ordner kopieren oder auch auf einen anderen Ordner verschieben. Weiter kannst Du Dateien archivieren. Zweck des Archivierens ist es, den Ordner aufzuräumen, indem man veraltete Information oder auch Information, die man nicht (mehr) benötigt, auf das Archiv verlagert. Man kann diese Information jederzeit wieder aus dem Archiv holen. Schließlich kannst Du Dateien auf dem Ordner auch löschen.
Mit Hilfe der Symbole über den Dateien kannst Du mehrere Dateien gleichzeitig herunterladen, kopieren, verschieben oder in neue angelegte Ordner übertragen. Nachstehend wird dies näher erklärt.
Nr. 1: Das Symbol steht für das Editieren der Struktur / Dateien. Durch Anklicken wird die Mehrfachauswahl aktiviert.
Nr. 2: Das ist der Download. Klickst Du auf das Symbol, gelangst Du in den Download-Manager. In diesem kannst du Dateien, die auf dem Ordner abgelegt sind, gefiltert und gruppiert herunterladen. Du kannst zusätzlich auswählen, welche Revisionen der Datei Du herunterladen willst.
Nr. 3: Hier kannst Du Dateien, die auf dem Ordner abgelegt sind, kopieren. Die Dateien können in andere Ordner innerhalb des Arbeitsraumes kopiert werden. Zudem ist es möglich, Dateien in andere Arbeitsräume und auch Basis übergreifend zu kopieren, sofern die Berechtigungen vorhanden sind.
Nr. 4: Hier kannst Du Dateien, die auf dem Ordner abgelegt sind, verschieben. Die Dateien können in andere Ordner innerhalb des Arbeitsraumes verschoben werden. Zudem ist es möglich, Dateien in andere Arbeitsräume und auch Basis übergreifend zu verschieben, sofern die Berechtigungen vorhanden sind.
Nr. 5: Mit diesem Symbol kannst Du Dateien aufteilen. Das bedeutet, dass die Dateien auf einen zugewiesenen Ordner innerhalb des Arbeitsraums verschoben werden. in diesem Ordner wird für jede Datei automatisch ein Unterordner mit dem Namen der Datei angelegt, in dem die Datei abgelegt ist.
Über das eben vorgestellte Download-Symbol kannst Du mehrere Dateien gleichzeitig herunterladen. Du kannst dabei auch einstellen, ob Du die Dateien gelistet, oder als Ordner gruppiert angezeigt werden. Zudem ist es möglich, die Dateien nach Zeitperioden zu filtern.
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