Digitalisierung für Wirtschaftsprüfer

In den letzten Jahren hat der Trend deutlich zugenommen, sich über die Cloud zu vernetzen. Zum einen spart das Kosten. Du brauchst keinen eigenen (teuren) Server anschaffen und brauchst auch keine Betreuung durch eine eigene IT-Abteilung.

Die Sorge, dass die Daten nicht sicher sind und die standesrechtliche Pflicht, den Zugriff auf die Daten des Kunden gewährleisten zu müssen, hat deutlich abgenommen. Die standesrechtliche Pflichten, wie das Führen einer Handakte und die Verschwiegenheitspflicht, können auch durch das Arbeiten in der Cloud erfüllt werden (Vgl. zu den Pflichten die Wirtschaftsprüferordnung, Dritter Teil, §§ 43 WPO – https://www.wpk.de/uploads/tx_templavoila/WPO_16.pdf).

Um datenschutzrechtlichen Vorgaben nachzukommen, muss eine Auftragsdatenverarbeitung mit der Cloud Plattform abgeschlossen werden.

Letztlich stellen sich beim eigenen Netzwerk diese Fragen genauso wie bei der Vernetzung über die Cloud. Denn auch das eigene Netzwerk muss gegen Angriffe geschützt werden und die Backups müssen zuverlässig eingerichtet sein.

Tipp: Sofern man auf die Cloud zugreift, sollte man sich über die Sicherheitsstandards informieren und darauf achten, dass

• man eine Auftragsdatenverarbeitung mit der Cloudplattform abschließt,
• regelmäßig Backups angelegt werden und
• der Export der Daten auf die eigene Festplatte ohne großen Aufwand – idealerweise automatisiert – möglich ist

Eventuell sollte man sogar als beste, aber auch als aufwändigere Lösung, eine Synchronisierung der Daten anstreben.

Pflege

Was versteht man unter Pflege? Es gibt jede Menge Daten, die gepflegt werden müssen, interne Daten und externe Daten. Man muss darauf achten, dass diese Daten stets aktuell sind und Daten aus abgeschlossenen Projekten verfügbar sind.

Die Datenpflege spielt eine Rolle bei der Erfassung der eigenen Mitarbeiter. Stammdaten der Mitarbeiter müssen richtig sein. An- und Abwesenheiten müssen erfasst sein. Arbeitszeiten müssen erfasst sein. Aber auch Arbeitsverträge müssen erfasst sein und sonstige Stammdaten zu dem eigenen Personal. Hierfür gibt es i.d.R. eine Software für das Personalwesen.

Man benötigt eine Software für die Buchhaltung, die Abrechnung und die Zeiterfassung. Häufig gibt es auch hier schon integrierte Lösungen, welche die ganze Finanzbuchhaltung abbilden.

Die Mandanten sind in einer sogenannten Mandantenstammverwaltung angelegt.

Daten aus Beratungsmandaten müssen ebenfalls dauerhaft abgelegt werden und verfügbar sein.

Zur Pflege gehört schließlich auch das Dokumentenmanagementsystem, in dem die Korrespondenz und die Dokumente aufbewahrt werden.

Es muss aber auch darauf geachtet werden, dass als Teil der Pflege diese Daten gelöscht werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden oder nicht mehr aufbewahrt werden dürfen (Datenschutz).

Prozess

Das dritte Element für die Selbstorganisation ist der Prozess. Es handelt sich hier um alle digitalen Vorgänge, die im Rahmen des Workflows passieren. Es gibt eine enge Verzahnung zur Pflege. Denn der gute Workflow setzt eine gute Pflege voraus. Umgekehrt vereinfacht ein guter Workflow die Pflege der Daten.

Ein guter digitaler Prozess hat folgende Voraussetzungen:

• Zunächst muss man sich darüber Gedanken machen, wie man den Prozess generell strukturieren will. Für viel Vorgänge wie beispielsweise Jahresprüfung eines Unternehmens, Bearbeitung der ein- und ausgehenden Post gibt es bereits etablierte Prozesse. Sofern diese Vorgänge in der Routine entstanden sind und keine Verschriftlichung erfahren haben, sollte man sich die Mühe machen, sie zu verschriftlichen. Dabei kann man zum einen kritisch prüfen, ob der Prozess, wie er ist, effizient ist. Zum anderen kann man aber auch die Anforderungen definieren, die das digitale Tool, mit dem man die Prozesse umsetzen will, aufweisen muss.
• Der Stand des Prozesses kann nachvollzogen werden. Es wird angezeigt, welche Arbeiten zu erledigen sind (To-dos), welche Arbeiten bereits erledigt sind. Zudem wird angezeigt, wann und von wem sie zu erledigen sind. Man braucht dafür ein Dokumentenmanagementsystem mit Kommunikationsfunktionen (Kommunikationssystem).
• Man kann alle Teilnehmer, interne und externe Teilnehmer (wie beispielsweise Mitarbeiter des geprüften Unternehmens oder andere Berater) in das Kommunikationssystem einladen, damit sie auf einer gemeinsamen Plattform kommunizieren. I.d.R. ist das möglich, wenn das Kommunikationssystem in der Cloud liegt.
• Das Kommunikationssystem zeigt die Änderungen seit meinem letzten Besuch an. Das ermöglicht mir eine schnelle Orientierung über den Fortgang des Prozesses.
• Das Kommunikationssystem bildet zum einen den Prozess ab, zum anderen dient es aber auch der Pflege der Daten. Idealerweise werden die Daten während des Prozesses so abgelegt, dass die Pflege der Daten gleich mitabgebildet ist. Das erfordert zum einen, dass die Kommunikation strukturiert erfolgt, sodass ich nicht die Daten zum Kommunikationsprozess nachsortieren muss. Zum anderen besteht eine gute Integration der Tools, wie Mandantenstammverwaltung, Zeiterfassung zum Kommunikationssystem.

Fazit

Egal, wo du bei deiner digitalen Transformation stehst, es macht immer Sinn, sich grundlegende Gedanken über die erstrebenswerte digitale Ordnung zu machen. Drei Kernbereich prägen deine Überlegungen:

1. Welche Infrastruktur wähle ich? Cloud oder eigenes Netzwerk?
2. Welche Bestandsdaten benötige ich für mein Geschäft und wie pflege ich diese? Welche digitalen Tools brauche ich dafür und wie kann ich diese bestmöglich miteinander verzahnen?
3. Wie sehen meine Prozesse aus? Welches Tool wähle ich für meine Kommunikations- und Arbeitsprozesse? Wie schaffe ich eine gute Verbindung zur Pflege, um unnötige Doppelarbeiten zu vermeiden?

Wenn du das beachtest, wirst Du effizienter arbeiten. Das schont den Geldbeutel und die Nerven.

Das war Teil 1. Am 10. September 2020 erscheint Teil 2, in dem wir auf die Interaktion mit dem Kunden eingehen.