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Bei der Gründung einer Gesellschaft sind wirtschaftliche und rechtliche Aspekte relevant. Das gilt vor allem bei der Gründung mittels einer GmbH, die schon erhebliche Kosten auslöst. In unserem Artikel gehen wir auf wichtige wirtschaftliche und rechtliche Aspekte ein, geben dir Musterdokumente und nützliche Links an die Hand.
1. Vorüberlegungen zur GmbH-Gründung
Folgende wirtschaftliche und rechtliche Aspekte sollte man vor der Gründung geprüft haben, bevor man an die Umsetzung geht:
a. Wettbewerbsfähige Idee
Was ist der genaue Gegenstand deines Geschäfts (Gesellschaftszweck)? Kannst Du dies klar beantworten? Hast Du Evidenz, dass diese Idee wettbewerbsfähig ist und dass Du Kunden gewinnen kannst?
Tipp: Mache einen Wettbewerbscheck für deine Idee. Hier ein paar nützliche Links:
Gründerschiff – Wirtschaftlichkeit und Machbarkeit der Geschäftsidee
Fuer-Gruender -> Geschäftsidee
b. Der richtige Mantel
Ist die GmbH die richtige Gesellschaftsform oder eignet sich eine andere Form besser (z.B. GbR, KG oder auch ausländische Formen wie Limited). Mache dir dazu ein umfassendes Bild, aus steuerlicher, wirtschaftlicher (ins. Laufende Kosten), rechtlicher und organisatorischer Sicht.
Hier ein paar Links für einen ersten Überblick:
WBS – Zur richtigen Gesellschaftsform
IHK Rhein-Neckar – Überblick zu Gesellschaftsformen
c. Name und Sitz
Es muss ein Name für die Gesellschaft gesucht und festgelegt werden. Zulässig sind mittlerweile auch reine Fantasiebezeichnungen, wobei der Name allerdings nicht irreführend sein darf. Dabei sind Markenrechte und sonstige Rechte Dritter zu beachten. Es ist in der Regel möglich, den Namen mit der IHK abzuklären, um so Risiken auszuschließen. Du brauchst auch einen Sitz für die Gesellschaft. Ggf. musst Du darüber nachdenken, Büroräume anzumieten.
d. Die Gesellschafter
Es muss überlegt werden, wer Gesellschafter werden soll. Sind Beteiligte minderjährig, muss u.U. ein Ergänzungspfleger bestellt werden, damit sie auch Gesellschafter werden können. Sind mehrere Gesellschafter beteiligt, bietet es sich regelmäßig auch an, eine Gesellschaftervereinbarung abzuschließen. Dort können u.a. Wettbewerbsverbote, Beiträge, Minderheitenrechte, Vetorechte vereinbart werden. Sofern Vereinbarungen über die Verfügung von Geschäftsanteilen getroffen werden, muss die Gesellschaftervereinbarung i.d.R. auch beurkundet werden.
e. Gesellschaftsorgane – weitere Beteiligte
Man sollte überlegen, ob man nur die Gesellschafterversammlung als Beschlussorgan der Gesellschaft möchte oder ggf. noch weitere Organe wie Beiräte oder einen Aufsichtsrat. Falls weitere Organe gewünscht sind, sollte man überlegen, ob sie beratende, überwachende oder auch beschließende Funktion haben und mit welchen Personen diese Organe besetzt werden sollen.
f. Kapital und Kosten
Wie wird das Stammkapital aufgebracht? Bei der GmbH muss das Stammkapital mindestens 25.000€ betragen. Bei der UG mindestens 1€. Möglich ist es, dieses Kapital durch Sachwerte (z.B. Equipment) oder Bargeld (Regelfall) aufzubringen. Sofern Sacheinlagen erbracht werden, muss eine Wertermittlung beigefügt werden. Wie werden die Gründungskosten aufgebracht? Bei der Protokollierung einer Muster UG können diese relativ gering gehalten werden (ca. 100€ für eine Einpersonen GmbH nach dem Musterprotokoll). Ggf. kommen aber noch Beratungskosten für einen Anwalt dazu. Wie werden die laufenden Kosten für Miete, Personal und Verwaltung aufgebracht?
g. Neugründung vs. Vorratsgesellschaft
Es sollte abgewogen werden, ob eine Gesellschaft neu gegründet oder eine Vorratsgesellschaft gekauft wird. Bei einer Vorratsgesellschaft wird neben dem Eigenkapital ein Betrag für den Gründungsaufwand an den Verkäufer gezahlt. Der Vorteil ist dabei, dass die Gesellschaft und somit auch die persönliche Haftungsbeschränkung sofort besteht, während sie bei der gegründeten GmbH erst ab der Eintragung der GmbH greift.
h. Geschäftsführer
Es muss überlegt werden, wer Geschäftsführer werden soll und welche Vertretungsmacht er haben soll. Das kann auch im Gesellschaftsvertrag geregelt werden.
2. Der Gesellschaftsvertrag
Es muss ein Gesellschaftsvertrag ausgearbeitet werden. Folgende rechtliche Aspekte sind dabei besonders wichtig:
- Firma (Name), Sitz und Geschäftszweck
- Geschäftsjahr (i.d.R. das Kalenderjahr)
- Beteiligungsverhältnisse (welcher Gesellschafter hält wieviel Anteile)
- Gesellschafterversammlung (Zusammenkunft, Mehrheiten für Beschlüsse)
- Dauer, Beendigung, Ausscheiden und Beitritt von Gesellschaftern
- Wie ist die Geschäftsführung geregelt?
Grundsätzlich empfiehlt es sich, den Gesellschaftsvertrag einfach zu gestalten. Insbesondere bei der Ein-Mann-GmbH ist ein einfaches Muster sinnvoll. Empfehlenswert erscheint es, Regelungen aufzunehmen, welche die strengen gesetzlichen Formerfordernisse erleichtern. So bewährt es sich, im Gesellschaftsvertrag für die Einladung zu Gesellschafterversammlungen die Textform zu erlauben (statt eingeschriebenem Brief) und virtuelle und hybride Zusammenkünfte der Gesellschafter (also via Video- oder Telefonkonferenz) als Form der Gesellschafterversammlung ausdrücklich zuzulassen. In unserer einfachen Satzung haben wir dafür eine Musterregelung aufgenommen:
Als weiteres sehr einfaches Muster gibt es die Satzung gemäß Musterprotokoll UG. Man kann dadurch Kosten sparen, muss aber die Satzung aus dem Musterprotokoll wortwörtlich übernehmen. Selbst wenn es für bis zu drei Gesellschafter verwenden ist, eignet es sich in der Praxis wohl höchstens für die Ein-Mann-UG.
Musterprotokoll UG (Anlage zum GmbH-Gesetz)
Komplexere Regelungen, insbesondere zu Beendigung, Beitritt, Austritt, Tod, Abfindung, etc. bieten sich an, wenn es mehrere Gesellschafter sind. Ein ausführliches Muster für einen Gesellschaftsvertrag (mit Kommentaren) findest Du hier:
Kommentierter Mustergesellschaftsvertrag der IHK Köln
3. Bestellung der Geschäftsführer
Bei der Gründung der Gesellschaft muss mindestens ein Geschäftsführer bestellt werden. Dieser wird beauftragt, die Eintragung (mit Hilfe des Notars) voranzutreiben bzw. bei einer Vorratsgesellschaft die nötigen Änderungen in Gesellschaftsvertrag und Geschäftsführung zu veranlassen. Bei der Vorratsgesellschaft müssen die bisherigen Geschäftsführer abberufen werden.
Eine Musterregelung zur Geschäftsführung und Vertretungsregelung der Geschäftsführer findest Du in unserem vorstehenden Muster-Gesellschaftsvertrag.
4. Einzahlung des Stammkapitals
Bei der Gründung muss festgelegt werden, wie das Stammkapital der Gesellschaft erbracht wird. Das Stammkapital einer GmbH beträgt mindestens 25.000€. Es kann in maximal so viele Geschäftsanteile zerlegt werden, wie volle Euro Stammkapital vorhanden sind. Jeder Geschäftsanteil muss einem Gesellschafter zugewiesen werden. Bei der Barkapitaleinlage muss ein Konto auf den Namen der Gesellschaft eröffnet werden, auf das das Geld eingezahlt wird. Das Stammkapital kann durch eine Bar- oder eine Sacheinlage erbracht werden. Bei Bareinlagen muss mindestens ein Viertel des Stammkapitals und mindestens EUR 12.500 eingezahlt werden. Sacheinlagen müssen vollständig erbracht werden. Es sind ein Sachgründungsbericht und ein Wertgutachten anzufertigen. Von den Geschäftsführern ist zu bestätigen, dass die Einlagen erbracht sind und zur freien Verfügung der Gesellschaft stehen. Der Notar wird diese Bestätigung zusammen mit den anderen Unterlagen für die Anmeldung zum Handelsregister senden.
5. Erstellung der Gesellschafterliste
Es muss eine Gesellschafterliste erstellt werden. Aus dieser müssen Name, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort, die Nennbeträge und die laufenden Nummern der übernommenen Geschäftsanteile sowie die prozentuale Beteiligung am Stammkapital pro Geschäftsanteil und insgesamt ersichtlich sein. Diese Liste ist zusammen mit den anderen Gründungsunterlagen beim Handelsregister einzureichen.
6. Notarielle Beurkundung
Die Gründung der Gesellschaft muss ebenso wie der Erwerb einer bereits bestehenden Vorrats-GmbH vor einem Notar beurkundet werden. Erscheinen müssen dabei die Gesellschafter, welche die Gesellschaft gründen bzw. welche die Geschäftsanteile erwerben. Ggf. können sich einzelne Gesellschafter vertreten lassen. Die Unterschrift unter der Vollmacht sollte notariell beglaubigt sein. Zudem muss der Bevollmächtigte von den Beschränkungen des § 181 BGB befreit sein, wenn er gleichzeitig für sich selbst handelt oder für mehrere Beteiligte handelt.
Ab dem 1. August 2022 kann die Beurkundung der Gründung der GmbH (bzw. UG) mit Bareinlage (keine Sacheinlage) auch virtuell per Videokonferenz erfolgen (vgl. Artikel 20 des Gesetzes zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG)). Die Beteiligten müssen dazu vom Notar zu einem speziellen Videokonferenzsystem eingeladen werden.
7. Anmeldung beim Handelsregister
Die erforderliche Anmeldung der Gründung erfolgt in der Regel über den Notar, der den Gesellschaftsvertrag beurkundet hat. Dabei sind folgende Unterlagen beizubringen:
– Gesellschaftsvertrag und gegebenenfalls die beurkundeten Vollmachten, wenn bei Vertragsschluss Gesellschafter vertreten wurden
– die inländische Geschäftsanschrift
– Gesellschafterliste
– Dokumente über die Bestellung (und bei Vorratsgesellschaften Abberufung der alten) Geschäftsführer, aus denen sich auch Art und Umfang der Vertretungsbefugnis ergibt (Einzel- oder Gesamtvertretung, Befreiung von § 181 BGB)
– Versicherung des Geschäftsführers, dass kein Geschäftsführungsverbot vorliegt (z.B. bei Vorbestrafung). Der Geschäftsführer muss auch Verurteilungen angeben, die nicht in das Bundeszentralregister aufzunehmen sind. Zudem Versicherung, dass der Geschäftsführer über diese unbeschränkte Auskunftspflicht ggü. dem Gericht belehrt wurde.
– Versicherung des Geschäftsführers, dass das Stammkapital eingezahlt ist bzw. die Sacheinlage erbracht wurde und zur freien Verfügung der Gesellschaft steht.
– Bei Sachgründungen: zugrundeliegende Verträge, Sachgründungsbericht und Bewertungsunterlagen
8. Erfüllung weiterer Meldepflichten
Es bestehen noch weitere Meldepflichten für die Gründung der Gesellschaft und die Beteiligung als Gesellschafter: Beim Finanzamt (für die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer), dem Gewerbeamt und der IHK und der kontoführenden Bank.
a. Transparenzregister
Seit dem 1. August 2021 ist das neue Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz in Kraft. Alle Gesellschaften sind verpflichtet, ihre wirtschaftlich Berechtigten dem Transparenzregister zur Eintragung mitzuteilen. Die Geschäftsführung der GmbH muss dies i.dR. nicht tun, wenn die erforderlichen Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten (i.d.R. die Gesellschafter) sich bereits aus dem Handelsregister ergeben. I.d.R. ergeben sich diese Angaben aus der bei Handelsregister hinterlegten Gesellschafterliste.
b. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Kurz nach der Eintragung wird das Finanzamt die Gesellschaft anschreiben. Der Geschäftsführer muss die Gründungsunterlagen an das Finanzamt schicken und eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen. Dazu gehören:
– Gesellschaftsvertrag
– Geschäftsführerverträge
– aktueller Handelsregisterauszug
– Zeitpunkt des Beginns der Tätigkeit
– Eröffnungsbilanz
– Schätzung von Umsatz und Gewinn im Gründungs- und im Folgejahr
– Gewerbeanmeldung
– Mietverträge
c. Gewerbeanmeldung
Im Rahmen der Gründung muss der Geschäftsführer die Gesellschaft beim Gewerbeamt anmelden. Dies ist erst möglich, nachdem die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist. Für die Anmeldung beim Gewerbeamt gibt es Formulare in jeder Stadt. Teilweise sind diese auch im Internet abrufbar. Das Gewerbeamt ist Teil der Ordnungsamtes der Stadt. Bei der Anmeldung muss der Geschäftsführer auch seinen Personalausweis mitnehmen. Bei erlaubnispflichtigen Gewerben ist auch eine Erlaubnis des Gewerbeamtes nötig.
d. Anmeldung bei der IHK
Nach der Anmeldung beim Gewerbeamt erhält die Gesellschaft einen Fragebogen von der IHK. Dieser muss ausgefüllt und an die IHK gesendet werden, um die Gesellschaft bei der IHK anzumelden.
e. Kontoführende Bank
Der Geschäftsführer muss für die Eröffnung eines Gesellschaftskontos die wirtschaftlich Berechtigten und das Bestehen der Gesellschaft offenlegen (KYC Check)
f. Berufsgenossenschaft
Sofern der Geschäftszweck ein Beruf ist, für den eine Berufsgenossenschaft besteht (beispielsweise Schreinerei) und Arbeitnehmer beschäftigt werden, muss die Anmeldung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft erfolgen.
g. Betriebsnummer und Meldungen bei der Krankenkasse
Werden in der GmbH Arbeitnehmer beschäftigt, muss bei der Bundesagentur für Arbeit eine Betriebsnummer beantragt werden und die Beschäftigung der Arbeitnehmer muss bei der Krankenkasse angemeldet werden, bei denen die Arbeitnehmer beschäftigt wind.
h. Versicherungen
Es sollte geprüft werden, welche Versicherungen abgeschlossen werden sollen, z.B. eine Betriebshaftpflichtversicherung
9. Geschäftstätigkeit
Nun kann mit der Geschäftstätigkeit begonnen werden. Dazu ist Folgendes empfehlenswert:
– Es sollte eine Firmenadresse eingerichtet werden
– Es müssen Geschäftspapiere als Vorlagen für die Korrespondenz erstellt werden. Enthalten sein sollten Firma, Rechtsform, Sitz, Handelsregisternummer, Registergericht sowie alle Geschäftsführer mit Titel, Vor- und Nachnamen.
– Es sollte eine E-Mail-Adresse und eine E-Mail-Signatur eingerichtet werden, aus denen die Haftungsbeschränkung ersichtlich ist
– Es wird empfohlen, eine Webseite mit Impressum, AGBs und einer Datenschutzerklärung zu erstellen
10. Erstellung einer Eröffnungsbilanz
Es muss eine Eröffnungsbilanz für das Finanzamt erstellt werden. Stichtag ist die Aufnahme der Geschäftstätigkeit. In der Regel sollte die Eröffnungsbilanz spätestens 6 Monate nach der Eintragung in das Handelsregister vorliegen (bei großen GmbHs innerhalb von 3 Monaten). Die Eröffnungsbilanz selbst unterliegt keiner Prüfungspflicht, muss aber gegebenenfalls im Rahmen der Prüfung einer späteren Jahresbilanz geprüft werden. Sofern eine Vorratsgesellschaft erworben wird, wird zumeist die Eröffnungsbilanz mit geliefert.
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